Déclaration de la Commune de Walhain en matière de protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel
1. Généralités
Le respect de la vie privée est primordial, raison pour laquelle l’Administration communale de Walhain accorde la plus haute importance à la protection et à la sécurisation de vos données personnelles.
En vue d’accomplir ses missions d’intérêt public, l’Administration communale est amenée à traiter vos données à caractère personnel et ce conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après « RGPD »). Elle veille en effet à traiter vos données à caractère personnel de manière adéquate, pertinente et limitée à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées.
La présente déclaration décrit la manière dont l’Administration communale traite vos données à caractère personnel et vous informe sur vos droits en cas de traitement de ces données par la Commune.
2. Sécurité et confidentialité des données
L’Administration communale entreprend les démarches nécessaires pour garantir la sécurité de vos données à caractère personnel. Elle veille à ce que vos données soient protégées, notamment contre l’accès non autorisé, l’utilisation illégitime, la perte ou des modifications non autorisées. La Commune a mis en place les mesures techniques et organisationnelles afin de garantir la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel.
La Commune a, entre autres, mis en place un mécanisme d’autorisation d’accès pour ses agents. Ce système est conçu de manière que les données à caractère personnel et les traitements les concernant ne soient accessibles qu’aux personnes et applications explicitement autorisées sur base des besoins fonctionnels.
Relevons aussi la mise en place d’une politique interne de traitement des données à caractère personnel, qui est communiquée à chaque agent lors de son arrivée au sein du personnel et qui contient des directives claires visant à garantir le respect des principes du RGPD et des droits que vous pouvez en tirer. Cette politique s’inscrit dans le cadre de l’utilisation des ressources informatiques de la Commune, y compris des caméras de surveillance placées sur son territoire.
Sur ce point, une procédure spécifique est prévue. Celle-ci précise la manière de consulter les images de vidéosurveillance, mais aussi les personnes habilitées à les consulter et les cas dans lesquels ces personnes peuvent consulter les images de vidéosurveillance.
3. Qu'est ce qu'une donnée à caractère personnel ?
Au sens de l’article 4, 1° du RGPD, une donnée à caractère personnel est « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée personne concernée) ; est réputée être « une personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ».
4. Qui est le reponsable du traitement et le délégué à la protection des données ?
La Commune, sis Place communale 1 à 1457 Walhain, représentée par son Collège communal en la personne du Bourgmestre et du Directeur général, est le responsable du traitement des données à caractère personnel qu’elle traite dans le cadre de l’exécution de ses missions légales ou d’intérêt public. Ceci implique qu’elle détermine, seule ou conjointement avec d’autres, les finalités et les moyens du traitement de ces données à caractère personnel.
Le délégué à la protection des données est la personne de contact pour toutes les questions relatives aux traitements de vos données à caractère personnel et à l’exercice de vos droits que confère le RGPD.
Pour plus de détails, voyez le point 10 de la déclaration.
5. Quelles sont les données personnelles traitées par la Commune ?
La Commune collecte vos données à caractère personnel :
- sur base volontaire ou obligatoire, au moyen notamment, de déclarations (exemples : déclaration de chiens dangereux, demande d’autorisation d’affichage, etc.) ;
- auprès d’autres responsables de traitement (exemples : la DIV, la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale, le registre national, etc.)
Les catégories de données à caractère personnel traitées par la Commune varient en fonction des services concernés et sont notamment les suivantes :
- données d’identification (p. ex. : nom, prénom, date de naissance, numéro de carte d’identité) dans le cadre des actes d’état-civil, d’un enregistrement à la population, d’une demande de permis, d’une candidature à un emploi, etc. ;
- données de contact (p. ex. : adresse, numéro de téléphone, e-mail) ;
- données bancaires (p. ex. : numéro de compte bancaire) notamment dans le cadre de la gestion des salaires ;
- données financières et patrimoniales (p. ex. : dettes, propriétés immobilières, baux)
- données d’imagerie photographique ou numérique (p. ex. : images enregistrées par une caméra de surveillance) ;
- données judiciaires (p. ex. : casier judiciaire).
Cette liste est exemplative et non limitative.
6. Pour quelles finalités les données recueillies par la Commune sont-elles traitées ?
La Commune traite vos données à caractère personnel afin d’exécuter ses obligations légales ou missions d’intérêt public. Par conséquent, vos données à caractère personnel ne peuvent être utilisées par la Commune à d’autres fins que l’exécution de ses obligations légales ou missions d’intérêt public, sauf accord éclairé de votre part.
Néanmoins, la collecte de vos données à caractère personnel est également nécessaire pour vous permettre d’obtenir des documents et des informations dans le cadre de vos diverses démarches à l’égard d’une autre personne physique ou d’une personne morale – publique ou privée – ainsi que pour réaliser des statistiques anonymes sur l’utilisation de notre site internet.
Vos données ne seront jamais traitées par la Commune à des fins commerciales ou publicitaires ni transférées à des tiers qui utiliseraient ces données à de telles fins
7. Quels sont les destinataires de vos données ?
Dans le cadre de ses obligations légales ou ses missions d’intérêt public, la Commune peut être amenée à communiquer vos données à caractère personnel à d’autres destinataires que vous-même, à savoir notamment :
- Les autres services de la Commune et le CPAS de Walhain, dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs attributions respectives ;
- Les sous-traitants de la Commune (ex : iMio), dans la mesure nécessaire à l’exécution des instructions de la Commune ;
- Les autres administrations publiques (fédérales, régionales, provinciales ou locales) dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs obligations légales respectives ;
- Les instances judiciaires, dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs missions légales respectives ;
- Les administrations fiscales et sociales, dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs missions légales respectives ;
Aucun transfert de données personnelles n’est fait directement hors UE par l’Administration communale de Walhain.
8. Conservation de vos données
Vos données à caractère personnel ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées et conformément à la loi du 24 juin 1955 relative aux archives et à toute autre disposition légale applicable.
9. Quels sont vos droits sur les données traitées par la Commune ?
Vous disposez d’un certain nombre de droits en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel . Ainsi, vous avez le droit :
- D’accéder à vos données à caractère personnel traitées par la Commune ;
- D’obtenir, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel inexactes vous concernant. Compte tenu des finalités du traitement, vous avez le droit d’obtenir que les données à caractère personnel incomplètes vous concernant soient complétées ;
- D’obtenir, dans certains cas prévus par le RGPD, la limitation du traitement de vos données à caractère personnel ;
- De vous opposer, à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de données à caractère personnel vous concernant ;
- D’obtenir dans certains cas prévus par le RGPD, l’effacement dans les meilleurs délais, de vos données à caractère personnel ;
- Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’un profilage.
Dans certaines circonstances, l’exercice de ces droits connaît des limites. C’est notamment le cas lorsque le traitement des données s’inscrit dans le cadre d’une mission ou d’une obligation légale de la Commune (par exemple : les images d’une caméra de surveillance sont nécessaires à la constatation d’infractions aux règlements de police locale).
10. Comment pouvez-vous excercer vos droits ?
Vous pouvez obtenir de plus amples informations quant à vos données à caractère personnel traitées par la Commune en adressant une demande par courrier ou par courriel à la Commune, telle que ci-dessous précisée.
Lorsque vous constatez que certaines de vos données à caractère personnel sont erronées ou incomplètes ou si vous souhaitez exercer vos droits, vous pouvez introduire votre demande datée et signée :
- Par courrier à l’attention de la Commune de Walhain, Protection de la vie privée, Place communale 1, 1457 Walhain.
- Par e-mail à l’adresse suivante : [email protected]
Veuillez joindre à votre demande une copie de votre carte d’identité.
Votre demande sera traitée dans les 30 jours calendrier. Si celle-ci est complexe ou que le service fait face à un grand nombre de demandes, ce délai sera prolongé de 60 jours.
11. Voies de recours
Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD) et de former un recours juridictionnel si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés ou qu’un traitement de données à caractère personnel vous concernant constitue une violation du RGPD.
Pour introduire une réclamation, adressez votre demande à l’adresse suivante :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles
E-mail : [email protected]
Site Internet : www.autoriteprotectiondonnees.be
12. Mise à jour de la déclaration en matière de protection de la vie privée
La présente déclaration est susceptible de faire l’objet d’éventuelles mises à jour. Il vous est dès lors demandé de la relire épisodiquement afin d’en être informé(e). La politique mise à jour sera toujours conforme au RGPD.